Le service de la chancellerie est une des unités relevant de la direction générale du ministère de justice. Il doit sa mise en place et l’établissement de son cadre général au décret-loi No. 151 du 16 / 9 / 1983 amendé par le décret-loi No. 23 du 23 / 3 / 1985 dont les deux paragraphes 3 et 4 de l’article 28 a prévu ce qui suit:
“ Le service de chancellerie sera présidé par un cadre occupant le rang du chef de service… Un décret pris en conseil des ministres sur proposition du ministre de justice organisera le service de la chancellerie, et spécifiera ses fonctions et pouvoirs ainsi que son cadre”. Cependant, pas un décret règlementaire n’a été publié jusqu’en date d’aujourd’hui. Il est désormais impérieux de le publier à la lumière des principes généraux de l’organisation administrative et de la nature du travail au ministère de justice.


Les fonctions du service

Le service de la chancellerie pourvoira aux besoins des départements juridiques, des services au sein de l’administration centrale et des palais de justice, entretiendra ses bâtiments, les meublera, les dotera de publications, de fournitures, de codes de lois, d’écrits et de revues juridiques, mettra en place les bibliothèques publiques à Beyrouth et en préservera les avoirs, mettra celles-ci au service de la justice et s’occupera des travaux de ménage.
Aussi ledit service assurera-t-il la communication entre le ministère de la justice, les organisations internationales et régionales, arabes et étrangères, et tout ce qui s’ensuit, tel que la contribution à la préparation des conférences et des réunions, et l’échange des communications.

Les travaux du service vus d’une manière détaillée
Les travaux exécutés par ledit service se diversifient comme suit:

Les travaux administratifs
Ils portent sur les travaux de la greffe, la réception du courrier reçu et expédié, l’enregistrement de celui-ci aux registres spéciaux ( registre des formalités diverses, registre des consultations, registre des demandes de grâce, de remise en jugement, du transfert du procès et de sa récupération, le registre de présence, registre de la livraison des formalités à l’intérieur du ministère, registre de la livraison des formalités à l’extérieur du ministère) et, par la suite, son exécution et sa transmission aux départements ad hoc, en plus des travaux de rédaction et de dactylographie.

Les travaux de comptabilité

En matière de comptabilité, le service de la chancellerie:

• élaborera le projet de budget en fonction des propositions des unités ad hoc
• élaborera les tranches du compte semestriel
• organisera les projets de conclusion des dépenses en fonction des demandes des chefs des unités.
• organisera les bordereaux des salaires, des indemnités, des émoluments et des primes.
• exécutera les formalités de liquidation
• remboursera les mandats et assurera le paiement à temps des sommes dues.
• étudiera minutieusement et radiera les salaires et les indemnités de présence après avoir préparé les listes et organisé les bordereaux des salaires.
• poursuivra les travaux avec le ministère des finances, le service des dépenses en particulier.
• remboursera et enregistrera les ordres de paiement émis par le département des mandats relevant du ministère des finances.
• assurera le travail de la sécurité sociale et des indemnités relevant des salariés et des retraités du ministère de justice.

Les recours et les plaintes

• recevra les recours et les plaintes des parties intéressées et transférera celles-ci aux départements ad hoc, et en recevra le résultat.
• Saisira le chef d’administration du registre des recours et des plaintes, tous les mois, au moins.
• Communiquer aux intéressés, le cas échéant, les résultats de leurs recours et de leurs plaintes.

Les travaux de publication

Le service de la chancellerie sera chargé de:

• gérer les publications et les revues publiées par le ministère de justice, dont le code de lois, l’édition juridique, le journal officiel et bien d’autres.
• Gérer les bibliothèques
• Assurer les imprimés, les codes de lois, la bibliographie juridique et les répartir sur demande.
• Etablir les projets de rapports, de déclarations, d’annonces et de communiqués.

Les travaux de fournitures et d’entretien

De même que le service de la chancellerie:

• s’occupera de tout ce qui a trait aux meubles, aux imprimés et aux fournitures des bibliothèques;
• s’engagera à l’entreprise des bâtiments et en assurera les besoins;
• assurera la garde et les travaux de ménage des bâtiments;
• assurera les travaux nécessaires aux bâtiments loués;
• recevra la papeterie et s’assurera de la quantité reçue et de sa qualité. La distribuera à toutes les greffes des tribunaux et des départements.

Les conférences et les relations étrangères:

Le service assurera la communication avec les organisations internationales en assurant les moyens de participation aux conférences internationales, et en contribuant à leur préparation avec le concours du ministère des affaires étrangères.


Les archives:

• mettra au point et conservera la documentation et les registres par ordre thématique et suivant leur provenance;
• organisera les dépôts du ministère de justice

La mécanisation et l’informatique juridique :

• documentera les textes juridiques;
• documentera les arrest;
• mécanisera les dossiers personnels relevant des juges, des fonctionnaires, des salariés, des notaires et des experts;
• mécanisera les bibliothèques;
• mécanisera les archives et d’autres travaux mécanisables.

Taches et fonctions
Les travaux exécutés par ledit service se diversifient comme suit:
Les travaux administratifs
Ils portent sur les travaux du greffe, la réception du courrier reçu et expédié, l’enregistrement de celui-ci aux registres spéciaux (registre des formalités diverses, registre des consultations, registre des demandes de grâce, de remise en jugement, du transfert du procès, l’extradition, le registre de présence;
Registre de la livraison des formalités à l’intérieur du ministère, registre de la livraison des formalités à l’extérieur du ministère) et, par la suite, son exécution et sa transmission aux départements ad hoc, en plus des travaux de rédaction et de dactylographie.
Les travaux de comptabilité
En matière de comptabilité, le service de la chancellerie:

• élaborera le projet de budget en fonction des propositions des unités ad hoc;
• élaborera les tranches du compte semestriel;
• organisera les projets de conclusion des dépenses en fonction des demandes des chefs des unités;
• organisera les bordereaux des salaires, des indemnités, des émoluments et des primes;
• exécutera les formalités de liquidation;
• remboursera les mandats et assurera le paiement à temps des sommes dues;
• étudiera minutieusement et radiera les salaires et les indemnités de présence après avoir préparé les listes et organisé les bordereaux des salaires;
• poursuivra les travaux avec le ministère des finances, le service des dépenses en particulier;
• remboursera et enregistrera les ordres de paiement émis par le département des mandats relevant du ministère des finances;
• assurera le travail de la sécurité sociale et des indemnités relevant des salariés et des contractants du ministère de justice;

Les recours et les plaintes

• recevra les recours et les plaintes des parties intéressées et transférera celles-ci aux départements ad hoc, et en recevra le résultat;
• saisira le chef d’administration du registre des recours et des plaintes, tous les mois, au moins;
• Communiquer aux intéressés, le cas échéant, les résultats de leurs recours et de leurs plaintes.

Les travaux de publication
Le service de la chancellerie sera chargé de:

• gérer les publications et les revues publiées par le ministère de justice, dont l’ensemble de législation, l’édition juridique, le journal officiel et bien d’autres;
• gérer les bibliothèques;
• assurer les imprimés, l’ensemble de législation, la bibliographie juridique et les répartir sur demande;
• établir les projets de rapports, de déclarations, d’annonces et de communiqués.

Les travaux de fournitures et d’entretien
De même que le service de la chancellerie:

• s’occupera de tout ce qui a trait aux meubles, aux imprimés et aux fournitures des bibliothèques;
• s’engagera à l’entreprise des bâtiments et en assurera les besoins;
• assurera la garde et les travaux de ménage des bâtiments;
• assurera les travaux nécessaires aux bâtiments loués;
• recevra la papeterie et s’assurera de la quantité reçue et de sa qualité. La distribuera à toutes les greffes des tribunaux et des départements.

Les conférences et les relations étrangères
Le service assurera la communication avec les organisations internationales en assurant les moyens de participation aux conférences internationales, et en contribuant à leur préparation avec le concours du ministère des affaires étrangères.

Les archives:

• mettra au point et conservera la documentation et les registres par ordre thématique et suivant leur provenance;
• organisera les dépôts du ministère de justice

L'informatisation

• documentera les textes juridiques;
• documentera les arrêts;
• mécanisera les dossiers personnels relevant des magistrats, des fonctionnaires, des salariés, des notaires et des experts;
• mécanisera les bibliothèques;
• mécanisera les archives et d’autres travaux mécanisables.